Czy warto poprawić procesy w swojej firmie?

Konkurencja na rynku jest duża w każdej branży i często nie da się wysunąć na czoło stawki jedynie jakością produktów. Zresztą – trzeba mieć narzędzia, które o tę jakość pozwolą zadbać. Kompleksowym podejściem pozwalającym rozwinąć firmę, jest inżynieria procesowa.

Czy źle zaplanowane procesy mogą być źródłem strat?

W wielu koncepcjach inżynierii procesowej – na czele z najbardziej chyba znanymi Six Sigma Green Belt i Six Sigma Black Belt – uwaga skupiona jest na całokształcie procesów. Analizuje się zarówno poszczególne wycinki działalności, na przykład proces produkcyjny, tworzenie i obrót dokumentacją, jak też funkcjonowanie firmy jako całości, czyli także punkty wspólne wielu procesów. Wtedy można wychwycić niedostatki, błędy lub po prostu elementy zbędne. Szkolenia Green Belt, na które zapisać można się na przykład na stronie https://www.e-opex.pl/ to inwestycja, która w wielu firmach zwraca się niemal błyskawicznie.

Usprawnianie procesów w firmie

To, jak wygląda produkt, jest niejako z góry określone. Wachlarz możliwości jest zawężany przez obowiązujące normy, oczekiwania odbiorców czy charakterystykę dostępnych materiałów. Procesy są natomiast zdecydowanie bardziej elastyczne. O ile więc produkt można dopracować, to w pewnym momencie przyjmuje on formę skończoną. Procesy wymagają ciągłej analizy i modyfikacji.

Nadmiarowe procesy, które nie wnoszą wartości dodanej, nawet jeśli nie generują kosztów wprost, to zajmują czas, a ten koniec końców pojawi się też w jakiejś formie z dokumentach finansowych.
Błędy procesowe mogą zauważalnie spowalniać produkcję lub dystrybucję, powodować zatory towarowe lub niewystarczające zatowarowanie magazynów produkcyjnych.
Wadliwie zaprojektowane procesy często wymagają zatrudnienia większej liczby personelu, co generuje dodatkowe koszty albo – jeśli się nie zwiększy zatrudnienia – wpłynie na przyspieszoną rotację pracowników.
Wszelkie procesy koniec końców stanowią koszt – gdy się je uprości, spadają wydatki, więc przy zachowaniu ceny produktu nadal można zwiększać zyski organizacji.
Przejrzyste procesy pozwalają łatwo rozwijać działalność lub modyfikować jej profil, ponieważ sposób działania firmy jest jasno i precyzyjnie opisany na każdym szczeblu.
Nieprawidłowo zaprojektowane procesy mogą stać się przyczyną wad produktu, a w konsekwencji także zwiększyć niezadowolenie odbiorców.

Dla kogo będzie to najlepsze rozwiązanie?

Jest takie przekonanie, że na inżynierii procesów powinny skupiać się przede wszystkim duże firmy. To po części prawda, bo tam błędy procesowe generują największe koszty, ale to w małych i średnich firmach są one najbardziej bolesne, jako że duża organizacja z efektu skali może korzystać również po to, żeby koszty minimalizować w inny sposób. Warto więc pomyśleć o tym, czy choćby techniki six sigma nie są właśnie tym, czego trzeba w małej, rozwijającej się firmie, która musi na rynku mierzyć się z widocznie silniejszą konkurencją.