Portal Lubliniec.info

Dlaczego niszczenie dokumentów jest tak ważne?

Zgodnie z przepisami RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych, administratorzy danych mają obowiązek odpowiednio zabezpieczać dane przez cały okres ich przetwarzania, a także w momencie ich usuwania. Niewłaściwa utylizacja dokumentów papierowych może prowadzić do naruszenia przepisów, wycieku danych, a w konsekwencji – do kar finansowych, utraty reputacji oraz problemów prawnych.

Jakie dokumenty należy niszczyć?

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane wiecznie. Poniżej kilka przykładów dokumentów, które najczęściej podlegają utylizacji:

• Umowy zakończone i nieobowiązujące
• Akta pracownicze po upływie okresu przechowywania
• Dokumentacja księgowa sprzed ponad 5–10 lat (w zależności od rodzaju dokumentu)
• Oferty, raporty, analizy zawierające dane wrażliwe
• Notatki z danymi klientów, korespondencja

^{źródło: unsplash.com}

Profesjonalna utylizacja dokumentów – jak to działa?

W Łodzi działa wiele firm specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów, w tym także mobilnych usługach utylizacji. Jedną z takich firm jest AWK Kasprzak, która oferuje bezpieczne niszczenie dokumentacji w siedzibie klienta lub w kontrolowanych warunkach w swojej placówce.

Typowy proces wygląda następująco:

1. Odbiór dokumentów – pracownicy firmy odbierają zabezpieczone dokumenty od klienta.
2. Transport do zakładu – materiały są przewożone w zaplombowanych pojemnikach.
3. Niszczenie mechaniczne – dokumenty są niszczone zgodnie z normą DIN 66399.
4. Wydanie certyfikatu zniszczenia – klient otrzymuje dokument potwierdzający utylizację.

Warto wybrać firmę, która działa zgodnie z aktualnymi normami i zapewnia pełną dokumentację procesu.

Czy warto inwestować w własną niszczarkę?

Zakup profesjonalnej niszczarki dokumentów może się opłacać w firmach, które codziennie przetwarzają duże ilości papieru. Jednak w większości przypadków korzystniejszym rozwiązaniem – zarówno ekonomicznie, jak i organizacyjnie – jest outsourcing utylizacji do zewnętrznych firm specjalizujących się w tej dziedzinie. Firmy takie gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz elastyczne podejście (niszczenie jednorazowe, cykliczne, archiwalne).

Przechowywanie a niszczenie – jak ustalić terminy?

W Polsce obowiązują konkretne terminy przechowywania dokumentów, uzależnione od ich rodzaju:

• Dokumenty podatkowe: 5 lat
• Akta osobowe i płacowe: 10 lub 50 lat (w zależności od formy prowadzenia dokumentacji)
• Umowy handlowe: do 6 lat (ze względów roszczeniowych)

Po upływie wymaganego okresu należy zadbać o ich bezpieczne zniszczenie – nie wolno ich po prostu wyrzucić do kosza na śmieci.

Utylizacja dokumentów a BDO – co musisz wiedzieć?

Wiele firm zapomina, że działalność związana z niszczeniem dokumentów papierowych może podlegać obowiązkom związanym z BDO (Baza Danych o Odpadach). Jeżeli w wyniku działalności firmy powstają odpady papierowe w większych ilościach (np. z biur, archiwów), przedsiębiorca powinien zgłosić się do rejestru BDO. Dotyczy to zwłaszcza firm, które zlecają niszczenie zewnętrznym podmiotom – dokument musi być odpowiednio sklasyfikowany i rozliczony.

W Łodzi wsparcie w zakresie BDO oferują m.in. firmy takie jak Aku-Tech, zajmujące się kompleksową obsługą zgłoszeń BDO dla e-commerce i firm lokalnych.

^{źródło: pexels.com}

Jak wybrać firmę do niszczenia dokumentów?

Przy wyborze dostawcy usług warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii:

• Czy firma posiada certyfikaty i ubezpieczenie OC?
• Czy stosuje normy DIN 66399 – szczególnie poziom P-3?
• Czy oferuje odbiór dokumentów i ich transport?
• Czy podpisuje umowę powierzenia danych osobowych?
• Czy wydaje certyfikat zniszczenia?

Współpraca z firmą niespełniającą tych kryteriów może skutkować ryzykiem naruszenia przepisów RODO lub odpowiedzialnością cywilną w razie wycieku danych.

Utylizacja dokumentów w małej firmie – praktyczne wskazówki

Małe firmy często nie wiedzą, jak podejść do tematu. Oto kilka praktycznych porad:

1. Segreguj dokumenty na bieżąco – unikniesz gromadzenia niepotrzebnych archiwów.
2. Oznaczaj dokumenty datami ważności – ułatwi to decyzję o zniszczeniu.
3. Nie przechowuj zbędnych kopii – zwłaszcza tych zawierających dane osobowe.
4. Wprowadź politykę RODO dotyczącą archiwizacji i niszczenia dokumentów.
5. Korzystaj z profesjonalnych usług przynajmniej raz w roku.

Utylizacja dokumentów w kontekście ekologicznym

Zniszczone dokumenty trafiają zwykle do recyklingu, ale nie zawsze. Profesjonalne firmy gwarantują, że papier po zniszczeniu trafi do ponownego przetworzenia, zgodnie z zasadami gospodarki obiegu zamkniętego. To kolejny argument za korzystaniem z legalnych i certyfikowanych dostawców, szczególnie dla firm, które dbają o CSR i środowisko.

Co powinna zrobić firma w Łodzi czy Częstochowie?

• Zidentyfikować, jakie dokumenty wymagają zniszczenia.
• Ustalić terminy archiwizacji zgodne z przepisami.
• Wdrożyć wewnętrzne procedury niszczenia dokumentów.
• Wybrać profesjonalną firmę z Łodzi, np. AWK.
• Upewnić się, że cały proces jest zgodny z RODO i przepisami BDO.

Bezpieczna utylizacja dokumentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także element kultury organizacyjnej firmy. Warto o nią zadbać, aby uniknąć kosztownych konsekwencji i budować zaufanie klientów.

^{źródło: pixabay.com}

Utylizacja dokumentów - co warto wiedzieć

1. Jakie są różnice między poziomami bezpieczeństwa DIN 66399?

Norma DIN 66399 określa poziomy bezpieczeństwa dla niszczenia dokumentów, które zawierają informacje poufne. Dla dokumentów papierowych wyróżnia się 7 poziomów:

• P-1 do P-2 – niski poziom (np. dokumenty ogólne, wewnętrzne)
• P-3 – umiarkowany poziom (np. dane wewnętrzne niepodlegające RODO)
• P-4 – standardowy poziom ochrony danych osobowych (zalecany dla dokumentów RODO)
• P-5 do P-7 – wysoki i bardzo wysoki poziom (dane poufne, tajemnice handlowe, dane wrażliwe)

Im wyższy numer, tym mniejsze cząstki dokumentu po zniszczeniu i trudniejsza rekonstrukcja.

2. Czy przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje obowiązek ich niszczenia?

Nie. Zmiana formy dokumentu (z papierowej na cyfrową) nie zwalnia z obowiązku jego bezpiecznego zniszczenia. Dokument papierowy, po zeskanowaniu, powinien zostać zniszczony zgodnie z wymogami bezpieczeństwa. Dodatkowo, cyfrowe nośniki (np. dyski, pendrive'y) również muszą być niszczone zgodnie z zasadami bezpieczeństwa danych.

3. Jakie są kary za nielegalne pozbycie się dokumentów zawierających dane osobowe?

Za nieprawidłową utylizację danych osobowych grożą:

• Kary administracyjne RODO – do 20 mln euro lub 4% globalnego obrotu rocznego firmy.
• Kary finansowe w Polsce – do kilku milionów złotych (w zależności od skali naruszenia).
• Odpowiedzialność cywilna – w przypadku szkody poniesionej przez osobę, której dane zostały ujawnione.
• Utrata reputacji – co może przełożyć się na straty klientów i kontraktów.

4. Jak zorganizować proces niszczenia dokumentów w firmie zatrudniającej do 10 osób?

Dla mikrofirm najlepsze są proste, regularne procedury:

• Ustal odpowiedzialną osobę za archiwizację i niszczenie.
• Stwórz harmonogram przeglądu dokumentów (np. raz na kwartał).
• Używaj zamykanych pojemników na dokumenty do zniszczenia.
• Skorzystaj z usług zewnętrznych firm niszczących dokumenty minimum raz w roku.
• Dokumentuj proces i zachowuj potwierdzenia zniszczenia (np. certyfikaty).

5. Czy outsourcing niszczenia dokumentów jest bardziej opłacalny niż wewnętrzne procedury?

W większości przypadków – tak. Outsourcing oszczędza:

• Czas i zasoby ludzkie,
• Koszty związane z zakupem, serwisem i utylizacją niszczarek,
• Ryzyko prawne dzięki potwierdzeniu zniszczenia i pełnej zgodności z normami.

Dodatkowo zewnętrzne firmy posiadają doświadczenie, certyfikaty i odpowiednie procedury.

6. W jaki sposób firmy dokumentują zgodność procesu utylizacji z RODO?

• Poprzez zawarcie umowy powierzenia danych z firmą niszczącą dokumenty,
• Poprzez otrzymanie certyfikatu zniszczenia,
• Prowadząc rejestr czynności niszczenia dokumentów,
• Dokumentując terminy archiwizacji i upływu okresów przechowywania.

7. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez firmy przy utylizacji dokumentów?

• Wyrzucanie dokumentów do zwykłego kosza,
• Przechowywanie dokumentów po upływie ustawowego okresu,
• Brak dokumentacji procesu niszczenia,
• Brak umowy z firmą niszczącą dokumenty,
• Niszczenie dokumentów o zbyt niskim poziomie bezpieczeństwa (np. P-2 zamiast P-4).